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Agilität und Prozessoptimierung richtig angewandt

14.03.2019

Sie laufen den wechselnden Anforderungen Ihrer Kunden hinterher? Darüber hinaus sind Ihre Prozesse mehr Schein als Sein? Durch die zunehmende Digitalisierung und Globalisierung haben Unternehmen mit steigenden Anforderungen von Markt, Kunden und Geschäftspartnern zu kämpfen. Eine vernetzte Welt, schnelllebige Produktzyklen und hoher Wettbewerbsdruck führen zu einem Umdenken: Neben Kostensenkung und Umsatzsteigerung werden für Unternehmen Werte wie Effizienz, Flexibilität und Qualität zunehmend wichtiger. Sind agile Frameworks wie Scrum und Co. die Lösung für die gewünschte Lieferfähigkeit? Führen Six Sigma und Lean-Management zu mehr Prozesseffizienz? Unser Credo: Nur, wenn sie richtig eingesetzt werden!

Agilität
Agile Frameworks werden heutzutage schnell als Allheilmittel gegen die fehlende Flexibilität in Unternehmen glorifiziert, um rechtzeitig auf wechselnde Kundenanforderungen zu reagieren. Fragen Sie sich auch, ob das nun die Lösung für alle Ihre Herausforderungen sein soll? Helfen agile Frameworks immer und überall? Um die Pointe vorwegzunehmen: Es gibt klare Rahmenbedingungen wann agile, klassische oder hybride (eine Mischform aus beidem) Methoden helfen das Ziel effizient zu erreichen.

Das agile Vorgehen ist inkrementell und ermöglicht vor allem, flexibler und schneller auf wechselnde Kundenbedürfnisse reagieren zu können. Anstatt jeden Schritt von Anfang bis Ende zu planen, wird nach dem agilen Ansatz in kurzen Iterationen vorgegangen, um aus den Anforderungen schnell ein potentiell lieferfähiges Produktinkrement herzustellen. Die Reise beginnt mit dem sog. MVP (minimum viable product), auf dem in den nächsten Zyklen aufgebaut wird. Somit entstehen wesentlich kürzere Entwicklungszyklen und eine frühzeitige und kontinuierliche Wertschöpfung. Durch das frühe Einbinden von Stakeholdern wird außerdem sichergestellt, dass kundenorientiert vorgegangen wird und die Produktanforderungen richtig priorisiert sind. So können Sie auf Anforderungsänderungen schnell reagieren. Ein weiterer Fokus des agilen Ansatzes ist es, regelmäßig auf die vergangene Iteration zurückzublicken und daraus zu lernen. Ganz im Sinne von Kaizen/ KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess).

Jedoch wird innerhalb der Unternehmen oftmals nicht überprüft, ob die Vorteile von agilen Frameworks auch auf die jeweilige Situation übertragbar sind. Meistens wird nur das „was?“ klar definiert, aber nicht das „wie?“, „warum?“ und „wofür?“. Hauptsache wir sind agil.
Ein Framework kann unseres Erachtens nur erfolgreich gelebt werden, wenn die entsprechenden Rahmenbedingungen im Unternehmen vorhanden sind. Doch wie gestaltet sich die Auswahl und Einführung eines passenden Frameworks? Welche Tools stehen zur Verfügung bzw. welche müssen noch angeschafft werden? Wie wird sichergestellt, dass die aufgebauten Strukturen nachhaltig im Unternehmen bestehen bleiben und kontinuierlich verbessert werden? Typische Beraterantwort: Das kommt darauf an – soll heißen: jedes Unternehmen hat einen unterschiedlichen (digitalen) Reifegrad.

Wir möchten gerne unsere Erfahrungen an Sie weitergeben: Was sind agile Erfolgsfaktoren und wie wirkt sich das agile Mindset konkret auf Ihre Mitarbeiter und Strukturen aus? Was muss beim Changemanagement beachtet werden, um keine Mitarbeiter auf dem Transformationspfad zu verlieren? Was muss bei E2E-Prozessen berücksichtigt werden? Wie können Sie in diesem Kontext skalieren? Mit welchen Herausforderungen müssen Sie rechnen, wenn nicht alle Beteiligten agil arbeiten?

Prozessoptimierung
Auch Begriffe wie Kaizen, Lean-Management oder Six Sigma klingen für viele Problemstellungen vielversprechend. Sie werden unmittelbar mit Prozessoptimierung und erhöhter Transparenz im Unternehmen in Verbindung gebracht. Zurecht - aber nur beim richtigen Methoden-Mix.
Die Kür besteht darin, zu verstehen, wann und wie die Methoden helfen können.

Vor der Einführung solcher Praktiken muss klar sein, welchen Zweck die jeweilige Philosophie verfolgt. Welche Methodik soll konkret verwendet werden? Flankiert durch welche Tools? Aus welchem Grund und was soll damit erreicht werden? Durch dieses zielorientierte Vorgehen können die Vorteile der jeweiligen Ansätze genutzt werden. Losgelöst von großen Modellen hilft es häufig schon in der Praxis, sich mit ausgewählten Tools zu beschäftigen.

I.d.R. verlangt das Management immer Zahlen, Daten, Fakten. Hier eignen sich Six-Sigma-Tools. Mit den richtig ausgewählten Kennzahlen lassen sich Prozesse steuern, monitoren und auch rechtzeitig Maßnahmen einleiten. Sehen Sie die Etablierung von KPIs als eine Art Investition in Ihr persönliches Frühwarnsystem. Andernfalls verschwenden Sie die nicht vorhandenen Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter auf ständige Ad-hoc-Einsätze. Analysieren Sie Ihre Prozesse auf nicht-wertschöpfende Tätigkeiten und modellieren Sie diese schlank, um in der schnelllebigen Welt reagieren zu können. Ziel sollte es sein, eine dauerhaft lernende Organisation zu schaffen. Dabei bezieht sich die Verbesserung nicht nur auf Produkte oder Prozesse, sondern auf alle betrieblichen Aspekte, wie auch Mitarbeiter und deren Zusammenarbeit. So generieren Sie Wettbewerbsvorteile.

Unser Leistungsversprechen – Unsere Trainingsmodule für Sie
Wir stellen in unseren Projekten immer wieder fest, dass auf der einen Seite die Methodenkompetenz und auf der anderen Seite Themen wie Kommunikation, Transparenz, Führungskompetenz und Konflikte die Projekterfolge verlangsamen oder gar gefährden. Gerade in verteilten Teams (z.B. standortübergreifend), ist Kommunikation immens wichtig. Daher haben wir aus unserer Projekterfahrung heraus einen methodischen Baukasten entwickelt:

Durch unsere langjährige Erfahrung machen wir die klassischen/ agilen Methoden für Sie direkt anwendbar. plenum verfügt über einen breiten Erfahrungsschatz in der Anwendung moderner Optimierungsmethoden und einen soliden Fundus an "good practices", in denen wir unser Wissen über die Servicemärkte und die Erfahrungen aus einer Vielzahl von Projekten bündeln. Wir langweilen Sie nicht mit Lehrbüchern, sondern vereinen die Theorie mit der Praxis. Damit die gelernten Methoden nicht nur gehört und verstanden werden, ist es uns wichtig, diese mit Ihnen auch zu üben.

Wir analysieren gemeinsam in der Auftragsklärung Ihre größten Pain-Points und entwickeln eine Roadmap und schneiden auf Ihr Unternehmen ein individuelles Trainingskonzept zu.

Basierend auf den bisherigen Präsenzschulungen haben sich unsere Kunden stets eine mittelfristige Begleitung gewünscht, um Nachhaltigkeit sicherzustellen, sodass die neuen Erkenntnisse nicht verpuffen.

Wenn Sie sich angesprochen fühlen, kommen Sie gerne auf uns zu.

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Ihr Ansprechpartner

Janine Rosenthal, Managerin

Janine Rosenthal
Managerin

+49 (0)175 2603073
Janine.Rosenthal@plenum.de

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