aufbau eines kollaborativen intranets auf basis von sharepoint

Zunächst wurde ein strategisches Zielbild für das neue Intranet entwickelt. Es wurde dann mit diversen Fach- und Servicebereichen abgestimmt, mehrfach justiert und schließlich finalisiert. Das Zielbild bot einerseits ausreichend Freiheitsgrade für die nachfolgenden Konzeptionsarbeiten. Andererseits sorgte es aber auch dafür, dass im weiteren Projektverlauf etwaige Grundsatzdiskussionen kurzgehalten werden konnten. Die Leitplanken waren somit gesetzt.  

ausgestaltung des informationsraums 

Nun galt es, wesentliche Grundlagen für das neue Intranet schaffen: das Navigations- und Interaktionskonzept, die visuelle, Corporate-Design-konforme Gestaltung, Social-Media-Aspekte sowie die grobe Struktur des Informationsraums. Danach begannen die Detailarbeiten. Die Inhaltsbereiche wurden jeweils in kleinen Teams aus verschiedenen Bereichen der Sparkasse neu strukturiert. Die Teams ordneten dann Inhalte des bisherigen Intranets den neuen Strukturen zu und setzten Merker für sinnvolle, neue Inhalte. Durch diese intensive Arbeit an Struktur und Inhalten, haben die Teams sich mehr und mehr mit diesen identifiziert. Dies war für die spätere Akzeptanz des Intranets von essenzieller Bedeutung. Unsere Aufgabe in dieser Phase war in erster Linie die Moderation und das Einbringen von Best-Practice-Impulsen. 

herausforderung datenqualität 

Bei der Gestaltung der Profilseiten für Mitarbeitende und Organisationseinheiten musste – wie so oft – erst einmal eine ordentliche Datengrundlage hergestellt werden. Verschiedene Quellen boten teilweise sich widersprechende Informationen. Die Bedeutung von einzelnen Begriffen war nicht einheitlich oder gar nicht vorhanden. Historisch gewachsene Datenarchitekturen galt es zu harmonisieren. Unser Vorhaben hat daher auch so einige Impulse für weitere Folgeaktivitäten gegeben. 

neue formen der zusammenarbeit 

Parallel zu diesen Arbeiten erfolgte die Ausgestaltung von virtuellen Räumen für die Zusammenarbeit in Organisationseinheiten, Gremien, Arbeitsgruppen, Projekten etc. Da diese Aspekte für die Sparkasse weitgehend neu waren, besann man sich darauf, hierfür zunächst Standardkomponenten von SharePoint zu verwenden. Vorrangiges Ziel war es, mit gemeinsamen Dokumentenablagen, Teamkalendern, Aufgabenlisten und Umfragen im Team erst einmal Erfahrungen zu sammeln. 

fazit 

Mit dem neuen Intranet hat die Sparkasse einen großen Schritt nach vorne in Richtung einer modernen Employee Experience Platform gemacht. Statische Inhalte werden dezentral gepflegt – es gibt mehrere Hundert Redakteure -, können geteilt, geliked, abonniert und als persönlicher Favorit hinterlegt werden. Über eine Chat-Funktion ist in Zukunft ein direkter Austausch zwischen den Lesenden zu den Inhalten möglich. In den virtuellen Räumen kann parallel an Office-Dokumenten gearbeitet werden, alles wird automatisch versioniert. Zugriffsrechte werden compliance-konform vergeben und für die Ablage hochsensibler Dokumente gibt es einem gesonderten Bereich.  

unser mehrwert 

Über einen Zeitraum von zwei Jahren haben wir den Kunden nicht nur mit unserer Expertise zum Aufbau moderner Intranets und neuer Formen digitaler Zusammenarbeit unterstützt. Wir haben auch Workshops gestaltet und moderiert, Epics und User Stories geschrieben, das Testmanagement unterstützt, Daten konsolidiert und vieles mehr. Dabei haben wir immer darauf geachtet, dass die Weiterentwicklung Schritt für Schritt vorangeht und sich der Kunde in seiner Euphorie nicht übernimmt, alle Beteiligten abgeholt und mitgenommen werden. Demnächst wird das Intranet auf eine neue SharePoint-Version migriert und wir freuen uns schon darauf, die Sparkasse auf ihrem weiteren Weg ins New Normal wieder begleiten zu dürfen.