Optimierung von Strukturen, Prozessen und Steuerungsmechanismen im Projektportfolio-Management zur objektiven und wertorientierten Ausrichtung
Ziel war die Weiterentwicklung und Effizienzsteigerung des IT-Projektportfoliomanagements einer Landesbank. Dies umfasste sowohl die Neugestaltung des Planungsprozesses als auch die Optimierung der unterjährigen Steuerung und die Klärung der Zuständigkeiten. Ein zentraler Bestandteil war die Konzeption und Implementierung eines Scoring-Modells auf Basis von RAROC zur Projektbewertung - sowohl in der Planungsphase als auch zur unterjährigen Steuerung der Projekte. Ergänzend wurden Kennzahlen definiert, die eine zielgerichtete Steuerung der IT-Projekte ermöglichen.
Im Rahmen des Projekts wurden zunächst die Prozesse „IT-Portfolioplanung“ und „Unterjährige Steuerung“ detailliert beschrieben und mit klar definierten Verantwortlichkeiten versehen. Aufbauend darauf wurde ein konkreter Maßnahmenkatalog entwickelt, der die schrittweise Umsetzung der neuen Strukturen unterstützt. Zudem wurde ein Scoring-Modell eingeführt, das eine wertorientierte Bewertung von Projekten ermöglicht und somit als Entscheidungsgrundlage für die Priorisierung dient. Ergänzend wurden Kennzahlen definiert, um den Wertbeitrag von IT-Projekten transparent zu bewerten und zielgerichtet zu steuern. Darüber hinaus wurde eine spezifische Methodik zur Bewertung von sogenannten Muss-Projekten erarbeitet, um deren Notwendigkeit nachvollziehbar und objektiv beurteilen zu können.
Durch die Neustrukturierung des Planungsprozesses konnten die Aufwände für dessen Durchführung deutlich reduziert werden. Gleichzeitig wurden eindeutige Bewertungskriterien geschaffen, die eine objektive und wertorientierte Ausrichtung des gesamten Projektportfolios im Einklang mit den strategischen Zielsetzungen des Unternehmens ermöglichen. Die Festlegung klarer Verantwortlichkeiten sowie die Definition eines strukturierten Prozesses für die unterjährige Steuerung trugen zur Erhöhung der Transparenz und Verlässlichkeit bei. Zusätzlich konnte durch eine optimierte Mittelallokation eine effizientere Ressourcennutzung erreicht werden. Nicht zuletzt wurde auch die Zusammenarbeit zwischen IT und den Fachbereichen gestärkt, was die gemeinsame Zielverfolgung nachhaltig verbessert hat.
„Mit dem neuen Planungsprozess haben wir jetzt eine fundierte Entscheidungsbasis für unsere IT-Investitionen und die Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereichen funktioniert deutlich besser."
- Projektmitarbeiter
