Europaweit sind die Datenschutzbehörden aktiv geworden und haben Verstöße geahndet. Hier zeigt sich ein klarer Trend: Als Spitzenreiter haben sich eine mangelnde/unzureichende Umsetzung von Rechtsgrundlagen (z. B. Einwilligung) sowie im Sperren und Löschen etabliert.
Die Umsetzung der Sperr- und Löschanforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) ist bei vielen Unternehmen eines der großen, noch offenen Handlungsfelder. Eine professionalisierte Datenschutzorganisation überwacht diese kritischen Prozesse proaktiv und führt kontinuierliche Verbesserungen durch. Um dieses Level zu erreichen müssen jedoch die zugrundeliegenden Sperr- und Löschkonzepte entwickelt und technisch umgesetzt werden.
Es klingt recht einfach, personenbezogene Daten für deren Haltung keine Zwecke mehr vorliegen, müssen gelöscht werden.
In der Praxis ist dies aber ein viel komplexeres Thema. Schnittstellen und Abhängigkeiten müssen zwingend beachtet werden. Außerdem tauchen verschiedene Fragestellungen auf: Welche Art der Datenhaltung wird betrachtet - Hauptsysteme, Randsysteme oder gar papierbasierte Verarbeitungen? Welche Bereiche im Unternehmen benötigen die Daten wofür und für wie lange? Wie werden die Verantwortlichkeiten im Prozess des Sperrens und Löschens aufgeteilt? Wie geht man mit spezifischen Anforderungen um?
All diese Fragen und viele weitere müssen vor einer technischen Implementierung gelöst werden. Die Antworten sammelt man in einem Sperr- und Löschkonzept, welches generell oder auch anwendungsbezogen sein kann.
Wir haben in diesem Umfeld bereits verschiedene Unternehmen in der Umsetzung der Sperr- und Löschanforderungen begleitet. Unser Vorgehen folgt dabei den vier Schritten:
Analyse und Kickoff mit allen Beteiligten
Entwicklung Sperr- und Löschkonzept
Testlauf (gemeinsam mit IT und/oder IT-Dienstleister)
Gesamt-Implementierung (gemeinsam mit IT und/oder IT-Dienstleister)
Diese Schritte haben wir bereits erfolgreich in verschiedenen Projekten mit Multi-Systemansatz, Fokus auf SAP (ILM) oder auch kundenseitig entwickelten Sperr- und Löschreports angewandt. Wir können Sie in diesem wichtigen Thema maßgeschneidert unterstützen - sprechen Sie uns gerne an!